现场,是问题发生的根源所在,也是问题被解决的最终场合。
经理人必须具备从“第一线”的现场发掘问题的能力,同时必须做到“多元观察”和“多方询问”,理解“问题是什么”和“这么做的目的为何”,并进而提出正确有效的解决方案。
然而,这一切都必须从走出办公室,感受经营现场的人事物开始……
“现场管理”是生产制造最被重视的一环,指的是用科学的管理制度、标准和方法,对生产现场的各个要素,例如人员、机械、原料、信息等等,进行有效合理的规划、组织与控制,以创造高效率、低成本又安全的生产环境。
这套从现场发掘问题、再不断改善的做法,带领了诸如丰田、本田、佳能、松下、京瓷等日本企业迅速提高竞争力,从地域型的小公司跃居世界级大企业。
时至今日,现场的定义已被扩大,除了厂区,举凡运输、仓库、店铺、办公室等,只要是企业活动发生的情境,都可纳入其中。在应用上,也进一步衍伸为观察现场,掌握运作实况,进而累积智慧、了解趋势、发现潜在需求。这种强调参与现场,以辅助管理的做法,即所谓的“现场主义”。
三现主义:现场、现物、现实
除了众所周知的丰田生产方式(Toyota Production System;简称TPS),强调彻底杜绝浪费的现场技术之外,另一家日本汽车大厂本田(Honda)创办人本田宗一郎,曾为“现场主义”做出了绝佳的批注:前往现场、了解现物、理解现实,就可掌握事物的本质。
本田宗一郎被誉为“没有办公室的社长”,职业生涯里都在工作现场奔走,他认为主管应该时时待在第一线,才能对于事业的整体有全面的关照。
现场指的是“事件发生的场所”,对生产来说是工厂,对销售来说是门市。身为主管,若未曾亲眼目睹机器的运作,或是亲身体验客户的需求与反应,光凭在办公室内听报告、讨论与想象,难免会做出与现实脱节的决策。
现物指的是“现场的实物”,仔细检验不良品的瑕疵所在,便能推敲出程序上哪个环节出了问题;观察消费者对自家商品的反应,便能发掘设计上存有哪些不足。此外,观察对手产品也是了解现物的一环,有助于掌握业界与市场的动态。
现实指的是“发生问题的环境、背景、要素”,亦即理解现况、导出问题的原因,从而做出正确决策。
五Gen主义:三现+原理、原则
三现主义的影响范围广泛,包括佳能(Canon)、大丸百货等许多日本知名企业,均强烈推崇与力行这个观念,并在流传多年之后,由日本京三电机公司前社长古(火田)友三加以演绎,增加评估事物的“原理”与“原则”,合称为“三现两原”,或“五Gen主义”(5个词第一个日文发音都是Gen)。
原理是指“普世认同的根本性道理”,亦即企业在处理事务时所秉的理想和信念。原则则是指“相关的基础知识或专业技术”,例如科技、工法、章规等施做上的规范!傲皆钡挠靡庠谟谧鑫鞴芷拦馈叭帧笔钡囊姥曜。
古(火田)友三表示,碰到问题时,若缺乏判断事物对错的一致标准,很容易会产生歧见,不仅难以达成共识,甚至连“问题是否存在”都有可能陷入各说各话的窘境,遑论找出错误、提出解决办法了。
或许有人会觉得现场主义是“到第一线来找碴”,而感到厌恶或恐惧。但古?友三认为“有错才是好事,”过去的错误是最好的经验累积,经理人养成到现场的习惯,才能一步一步改善瑕疵,建立起最佳实务,进而强化自身能力与组织体制的内涵。
多看多问,破除观察盲点
针对如何观察现场,长年钻研质量管理的古(火田)友三建议要以〔(见+视+观)×看〕这4种方法进行,以“全面的见”“局部的视”“抱着观点思考的观”,使得“事物更清楚容易地被看”。例如透过各种角度,揭露原本隐藏的部分、放大微小的局部、暂停移动的东西等等,检视并思索造成的原因,达到全面又入微的观察。
不过他也提醒,一般人在观察时很容易发生两大盲点:一是只看与自己有关或感兴趣的事情,而忽略隐而不显的重要细节;二是把眼睛所见视为事实,误把结果当原因,导致见树不见林或决策偏差。
要破除这两个盲点,经理人必须做到“多元观察”和“多方询问”,理解“问题是什么”和“这么做的目的为何”。
古(火田)友三表示,任何异常的发生,都可归于5ME(5M=设备?人?方法?材料?计测;E=环境),当这些因素都厘清之后,才能掌握真正的事实,进而依照原理原则,针对现象做出假设,再进行观察与验证,最终找出解决之道。
到现场去,找问题、搏感情
除了从第一线找寻有用情报和改善之道外,现场主义还有另一层重要意涵:“同在现场”,有助于营造客户和员工对于企业的信任感与忠诚度。
日本住宅业龙头大和房屋董事长樋口武男在自传《沸水经营》中讲了一段故事:某家在建筑设计上并不特别突出的对手公司,却能在农村接到大笔的住宅建案。大和房屋经调查后才发现,原来只要有台风来袭,该公司就会全员出动、24小时待命,一旦有客户打电话来抱怨家中漏雨,员工就会马上赶去。
不过,赶去的员工并不会立即爬上屋顶,冒险进行修缮,只是带着脸盆和水桶,陪着客户到处接漏水,并在临走前与客户约定:“等到风雨停了,我们马上再过来!
风雨一停,他们果真依约前去。这份一同守候的情义,让“这家建设公司值得信赖”的好口碑迅速传开。樋口武男赞叹说:“这真是现场主义的极致!”?口武男认为,员工也很需要感受到主管同在现场。他经常到全日本各地视察工地,并趁机与中高阶层的员工谈话。起初,聚在一起抽烟的员工一看到他就一哄而散,但他却点起香烟说:“喂,不陪我抽一根吗?”透过随意漫谈,渐渐打开大家心扉,不但建立起聆听第一线声音的管道,也凝聚了团队的向心力。
“在大和房屋30年,我学到最重要的一件事就是‘从工地现场发掘智慧’,”樋口武男写道:“想要掌握事物的真实状态,如果只是坐在总经理室里,绝对无法看清楚!
从现场可以发现问题、找到机会、凝聚情感,这不正是经理人在管理上最重要的3件工作吗?所以,现在起就离开座位,去现场吧!
(摘自台湾《经理人月刊》 作者:谢明彧)
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